تعرف على أهم العقود التي تحتاجها الشركات الجديدة في السعودية، من عقود الشركاء والعمل والسرية إلى عقود العملاء والموردين والخدمات، وأهم البنود التي يجب تضمينها.
مقدمة
لا يقتصر تأسيس الشركة في السعودية على استخراج السجل التجاري والتراخيص اللازمة، بل تحتاج الشركة منذ بداية نشاطها إلى تنظيم علاقاتها مع الشركاء والموظفين والعملاء والموردين ومقدمي الخدمات من خلال عقود واضحة.
وتساعد صياغة العقود بشكل صحيح على تحديد حقوق والتزامات كل طرف، وتقليل احتمالات النزاعات، وتوضيح المسؤوليات المالية والتجارية والقانونية.
ولا توجد قائمة واحدة تصلح لجميع الشركات؛ فالعقود التي تحتاجها شركة تقنية قد تختلف عن شركة مقاولات أو شركة استشارات أو متجر إلكتروني. لذلك، ينبغي تحديد العقود وفق طبيعة النشاط ونموذج العمل والعلاقات التي تدخل فيها الشركة.
1. عقد تأسيس الشركة واتفاقية الشركاء
من أهم الوثائق القانونية التي يجب تنظيمها عند بدء الشركة عقد التأسيس أو النظام الأساس بحسب الشكل القانوني للشركة.
لكن في الشركات التي تضم أكثر من شريك، قد تكون هناك حاجة أيضًا إلى اتفاقية شركاء تنظم العلاقة بينهم بشكل أكثر تفصيلًا.
ويمكن أن تتناول اتفاقية الشركاء:
- نسبة ملكية كل شريك.
- حقوق والتزامات الشركاء.
- آلية اتخاذ القرارات.
- توزيع الأرباح.
- زيادة رأس المال.
- دخول مستثمر جديد.
- نقل أو بيع الحصص.
- حالات انسحاب أحد الشركاء.
- آلية حل الخلافات.
- حالات وفاة أو عجز أحد الشركاء.
- آلية التخارج.
وتزداد أهمية هذه الاتفاقية عندما يكون للشركاء أدوار مختلفة أو عندما تكون الشركة قابلة لدخول مستثمرين مستقبلًا.
2. عقود العمل مع الموظفين
من العقود الأساسية لأي شركة لديها موظفون عقد العمل.
وينظم نظام العمل السعودي البيانات والحقوق والالتزامات الأساسية التي يجب أن يتضمنها عقد العمل، ومنها بيانات صاحب العمل والعامل، والأجر والبدلات، ونوع العمل ومكانه، وتاريخ بدء العمل، ومدة العقد إذا كان محدد المدة. ([Ministry of HR and Social Development][1])
كما تتيح وزارة الموارد البشرية إنشاء وتوثيق عقود الموظفين إلكترونيًا من خلال منصة قوى، وبعد موافقة الطرفين يصبح العقد موثقًا ومعتمدًا وفق الإجراءات المعتمدة. ([Ministry of HR and Social Development][2])
ويجب ألا تقتصر الشركة على الاتفاق الشفهي مع الموظف، خصوصًا أن العلاقة التعاقدية تتضمن حقوقًا والتزامات متعددة.
3. اتفاقية السرية وعدم الإفصاح
إذا كانت الشركة تتعامل مع معلومات سرية، فمن المهم استخدام اتفاقية عدم الإفصاح (NDA) لحماية المعلومات التي يتم تبادلها مع الموظفين أو الشركاء أو المستثمرين أو العملاء أو الموردين.
وقد تشمل المعلومات السرية:
- البيانات المالية.
- قوائم العملاء.
- خطط العمل.
- الأسعار.
- الاستراتيجيات التجارية.
- المعلومات التقنية.
- قواعد البيانات.
- الأسرار التجارية.
- المشاريع المستقبلية.
ويجب أن تحدد الاتفاقية بوضوح المعلومات التي تعتبر سرية، والأشخاص المسموح لهم بالاطلاع عليها، ومدة الالتزام بالسرية، والاستثناءات، والآثار المترتبة على الإفصاح غير المصرح به.
4. عقود العملاء
تحتاج الشركة إلى عقد واضح ينظم علاقتها بالعملاء، خصوصًا عندما تقدم خدمات أو منتجات بموجب اتفاقيات مستمرة.
ومن أهم البنود التي يمكن أن يتضمنها عقد العميل:
- وصف الخدمات أو المنتجات.
- نطاق العمل.
- المقابل المالي.
- مواعيد الدفع.
- مدة العقد.
- التزامات كل طرف.
- شروط التسليم.
- الضمانات.
- المسؤولية والتعويض.
- السرية.
- الملكية الفكرية.
- إنهاء العقد.
- تسوية النزاعات.
وكلما كان نطاق الخدمة أكثر تعقيدًا، أصبحت صياغة العقد أكثر أهمية لتجنب الخلاف حول ما الذي تلتزم الشركة بتقديمه.
5. عقود الموردين
إذا كانت الشركة تعتمد على موردين لتوفير المنتجات أو المواد أو الخدمات، فمن الأفضل تنظيم العلاقة بعقد مكتوب.
وقد يشمل العقد:
- المنتجات أو الخدمات المطلوبة.
- الكميات والمواصفات.
- الأسعار.
- مواعيد التوريد.
- شروط الدفع.
- الفحص والاستلام.
- الضمان.
- التأخير.
- العيوب.
- المسؤولية عن الخسائر.
- شروط إنهاء العلاقة.
وتساعد هذه العقود الشركة على تقليل المخاطر المرتبطة بتأخر التوريد أو اختلاف المواصفات أو عدم الالتزام بالمواعيد.
6. عقود تقديم الخدمات
إذا كانت الشركة تقدم خدماتها للعملاء أو الشركات الأخرى، فمن المهم وجود اتفاقية خدمات تحدد طبيعة الخدمة والتزامات الطرفين.
وتختلف صياغة العقد بحسب طبيعة الخدمة؛ فعقد شركة تسويق يختلف عن عقد شركة برمجيات أو شركة استشارات أو شركة محاسبة.
ومن أهم ما يجب تحديده:
ما الذي ستقدمه الشركة تحديدًا؟ ومتى؟ وبأي مقابل؟ وما الذي يحدث إذا لم يلتزم أحد الطرفين؟
7. عقود الاستشارات والمقاولين المستقلين
قد تعتمد الشركة الجديدة على مستشارين أو مستقلين بدل توظيف جميع الأشخاص لديها كموظفين.
وفي هذه الحالة من المهم تنظيم العلاقة بعقد يحدد:
- نطاق المهمة.
- مدة العمل.
- الأتعاب.
- طريقة الدفع.
- الملكية الفكرية.
- السرية.
- المسؤولية.
- إنهاء العقد.
- طبيعة العلاقة بين الطرفين.
ويجب صياغة العقد بما يتناسب مع طبيعة العلاقة الفعلية، وعدم استخدام مسمى "مستقل" إذا كانت العلاقة في حقيقتها علاقة عمل تخضع لنظام العمل.
8. عقود الإيجار
إذا كانت الشركة تستأجر مكتبًا أو متجرًا أو مستودعًا أو موقعًا لممارسة النشاط، فيجب مراجعة عقد الإيجار بعناية قبل توقيعه.
ومن أهم النقاط التي تستحق المراجعة:
- مدة الإيجار.
- قيمة الإيجار.
- طريقة السداد.
- الزيادة السنوية.
- الصيانة.
- التأمين.
- الاستخدام المسموح للعقار.
- الإنهاء المبكر.
- التجديد.
- التزامات المؤجر والمستأجر.
وقد يكون عقد الإيجار من العقود المهمة جدًا للشركات التي تعتمد أعمالها على موقع فعلي.
9. اتفاقيات الملكية الفكرية
إذا كانت الشركة تعتمد على برامج أو تصاميم أو محتوى أو علامات تجارية أو ابتكارات، فمن المهم تنظيم ملكية هذه الحقوق.
وقد تحتاج الشركة إلى اتفاقيات تحدد ملكية:
- البرامج والتطبيقات.
- التصاميم.
- المحتوى.
- العلامات التجارية.
- قواعد البيانات.
- الأعمال التي ينتجها الموظفون أو المتعاقدون.
ويجب الانتباه خصوصًا عند الاستعانة بمطورين أو مصممين أو شركات خارجية، حتى تكون حقوق استخدام الأعمال وتسليمها وملكيتها واضحة.
10. عقود الشراكة والتعاون التجاري
قد تدخل الشركة الجديدة في تعاون مع شركة أخرى لتنفيذ مشروع أو تقديم خدمة أو دخول سوق جديد.
في هذه الحالة قد تكون هناك حاجة إلى اتفاقية شراكة أو تعاون تجاري تحدد:
- دور كل طرف.
- مساهمة كل طرف.
- توزيع الإيرادات أو الأرباح.
- المسؤوليات.
- الملكية الفكرية.
- العملاء.
- السرية.
- مدة الاتفاقية.
- شروط الانسحاب والإنهاء.
- آلية حل النزاعات.
11. العقود الخاصة بالتجارة الإلكترونية
إذا كانت الشركة تعمل من خلال متجر إلكتروني أو منصة رقمية، فإن احتياجاتها التعاقدية تختلف عن الشركة التقليدية.
ويشير نظام التجارة الإلكترونية إلى التزامات مرتبطة بالعقود الإلكترونية، ومنها بيان شروط العقد والأسعار وترتيبات الدفع والتسليم والتنفيذ والضمان عند وجوده. كما يتضمن النظام أحكامًا تتعلق بالإفصاح وحماية بيانات المتسوقين. ([Ministry of Commerce][3])
لذلك قد تحتاج الشركة إلى تنظيم:
- شروط وأحكام استخدام الموقع.
- شروط البيع والشراء.
- سياسة الاسترجاع والاستبدال.
- اتفاقيات مقدمي الخدمات.
- اتفاقيات الدفع الإلكتروني.
- سياسات الخصوصية وحماية البيانات بحسب طبيعة النشاط.
12. عقود التوزيع والوكالة
إذا كانت الشركة ستبيع منتجاتها من خلال موزعين أو وكلاء، فمن المهم تحديد طبيعة العلاقة تعاقديًا.
وقد يتضمن العقد:
- المنطقة الجغرافية.
- المنتجات.
- الأسعار.
- الحد الأدنى للمبيعات.
- الحصرية من عدمها.
- التسويق.
- التزامات المخزون.
- مدة الاتفاقية.
- إنهاء العلاقة.
وتزداد أهمية هذه البنود عندما تمنح الشركة طرفًا آخر حقوقًا حصرية في سوق أو منطقة معينة.
ما أهم البنود التي يجب أن يحتوي عليها عقد الشركة؟
لا توجد صياغة واحدة لجميع العقود، لكن هناك مجموعة من البنود التي تستحق المراجعة في معظم الاتفاقيات، مثل:
- تعريف الأطراف وصفاتهم.
- موضوع العقد ونطاق العمل.
- مدة العقد.
- المقابل المالي وطريقة الدفع.
- حقوق والتزامات كل طرف.
- السرية.
- الملكية الفكرية.
- المسؤولية والتعويض.
- حالات الإخلال بالعقد.
- شروط الإنهاء.
- القوة القاهرة عند الحاجة.
- آلية الإشعارات.
- القانون الواجب التطبيق.
- طريقة تسوية النزاعات.
أخطاء شائعة عند تأسيس الشركات
من الأخطاء التي قد تقع فيها الشركات الجديدة:
الاعتماد على نماذج عقود جاهزة دون مراجعة قانونية: لأن العقد الذي يناسب شركة قد لا يناسب شركة أخرى أو نشاطًا مختلفًا.
عدم تحديد نطاق العمل: وهو من أكثر أسباب الخلافات في عقود الخدمات.
إهمال بنود الإنهاء: يجب أن يكون واضحًا متى وكيف يمكن إنهاء العقد وما الآثار المترتبة على ذلك.
عدم تنظيم الملكية الفكرية: خصوصًا في الشركات التقنية والتسويقية والإبداعية.
عدم توثيق الاتفاقات المهمة: فالاعتماد على المحادثات أو الاتفاقات الشفهية قد يجعل إثبات الحقوق أكثر صعوبة.
استخدام عقد واحد لجميع العلاقات: عقد الموظف يختلف عن عقد العميل، وعقد المورد يختلف عن عقد الشريك أو المستشار.
في الختام
تحتاج الشركة الجديدة في السعودية إلى بناء منظومة تعاقدية تتناسب مع نشاطها، وليس مجرد صياغة عقد واحد عند التأسيس.
وتشمل أهم العقود التي قد تحتاجها الشركة اتفاقية الشركاء، وعقود العمل، واتفاقيات السرية، وعقود العملاء والموردين، واتفاقيات الخدمات، وعقود الإيجار، واتفاقيات الملكية الفكرية والتعاون التجاري، إضافة إلى العقود الخاصة بالتجارة الإلكترونية أو التوزيع أو الوكالة بحسب طبيعة النشاط.
والأفضل أن تتم مراجعة هذه العقود قبل بدء التعامل التجاري؛ لأن صياغة الالتزامات والحقوق بشكل واضح من البداية تساعد الشركة على تقليل النزاعات وحماية مصالحها مع نمو أعمالها.
الكلمات المفتاحية
أهم العقود للشركات الجديدة عقود الشركات في السعودية عقود تأسيس الشركات، عقود العمل عقد الشراكة، عقد السرية
المصادر
وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية – علاقات العمل ونظام العمل: https://www.hrsd.gov.sa/علاقات-العمل](https://www.hrsd.gov.sa/علاقات-العمل) وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية – إدارة وتوثيق عقود العمل: (https://www.hrsd.gov.sa/ministry-services/services/إدارة-العقود) وزارة التجارة السعودية – نظام التجارة الإلكترونية: https://mc.gov.sa/ar/mediacenter/News/Pages/09-07-19-02.aspx هيئة الخبراء بمجلس الوزراء – الأنظمة السعودية: https://laws.boe.gov.sa/